Als Dienstleistungsunternehmen hast du viele Prozesse und Aufgaben, die sich täglich wiederholen. Selbst wenn sie zur Routine geworden sind, können sie trotzdem zeitaufwändig und mühsam sein. Zum Glück gibt es Möglichkeiten, viele dieser Prozesse zu digitalisieren und zu automatisieren. Das macht dein Leben als Dienstleister:in viel einfacher und erleichtert die Arbeit. Auch dann, wenn du ein Online-Business hast, wird dieser Artikel wertvoll für dich sein. Du erfährst, wie du deine Prozesse digitalisierst und automatisierst und welche du Fehler dabei besser vermeidest.
Was bedeutet Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen für dein Unternehmen?
Die digitale Transformation hat die Art und Weise, wie wir Geschäfte machen, drastisch verändert. Unternehmensprozesse werden einfacher und effizienter. Durch die Digitalisierung von Geschäftsdaten und die Automatisierung von manuellen Prozessen können besonders Freiberufler und kleine Unternehmen Zeit, Geld und andere Ressourcen sparen. Gleichzeitig gewinnst du dabei Erkenntnisse über dein Geschäftsmodell, durch die du bessere Entscheidungen triffst und Optimierung gezielt angehst. Prozesse digitalisieren bedeutet auch, dass du komplizierte, arbeitsintensive Aufgaben eliminierst und das Risiko menschlicher Fehler verringerst. Durch den Einsatz von Technologie zur Rationalisierung von Arbeitsabläufen kannst du mit deinem Unternehmen schneller auf veränderte Marktbedingungen reagieren und in deiner Branche wettbewerbsfähig bleiben. Was besonders in Krisenzeiten entlastend ist. Die Digitalisierung eröffnet Unternehmer:innen eine ganz neue Welt der Möglichkeiten, dich darauf zu konzentrieren, deinen Kunden großartige Angebote mit optimaler Effizienz und Qualität zu liefern!
Was ist der Unterschied zwischen Digitalisierung und Automatisierung?
Die Begriffe Digitalisierung und Automatisierung werden schnell synonym verwendet. Der Unterschied ist für die Umsetzung jedoch wichtig. Lass uns das kurz klären:
Digitalisierung bezieht sich auf den Prozess der Umstellung analoger oder manueller Systeme und Prozesse auf digitale Technologien und Werkzeuge. Es geht also darum, Informationen und Daten in digitale Formate zu konvertieren, um sie elektronisch zu speichern, zu verarbeiten und zu kommunizieren.
Automatisierung wiederum ist die Anwendung von Algorithmen, die ohne menschliches Zutun funktionieren. Heißt: Innerhalb von Arbeitsprozessen und Aufgaben, wird menschliches Eingreifen durch den Einsatz von Technologien wie Maschinen, Robotern oder Software ersetzt oder ergänzt.
Du kannst nichts automatisieren, was zuvor nicht digitalisiert wurde.
Zusammen sind diese beiden Konzepte ein mächtiges und transformatives Werkzeug, das sowohl die Arbeitsabläufe in deinem Unternehmen rationalisieren als auch die Kosten für manuelle Arbeit reduzieren. Diese Beziehung geht jedoch über die bloße Verbesserung unserer Praktiken hinaus – Digitalisierung und Automatisierung können die Art und Weise, wie wir Aufgaben erledigen, völlig verändern und ein noch nie dagewesenes Maß an Effizienz und Kreativität schaffen.
Das hat Vor- und Nachteile. Ich halte nichts von überzogenem Effizienzstreben, doch das ist eine andere Diskussion.
Wie digitale und automatisierte Prozesse dein Business als Dienstleister voranbringen
Durch die Technologie sparst du als Solounternehmer oder kleines Unternehmen Zeit, Geld und andere Ressourcen. Digitale und automatisierte Prozesse ermöglichen dir einen effizienten Weg, deine Dienstleistungen zu erbringen, einen hervorragenden Kundenservice zu bieten und alles drumherum zu regeln. Die Automatisierung von Tätigkeiten und Arbeitsschritten wie z.B. Auftragsbearbeitung, Terminplanung und Materialbestellung trägt dazu bei, dass du dich entspannt auf das Wesentliche konzentrierst. Strategisches und kreatives Arbeiten hat mehr Raum oder du machst einfach mal mit gutem Gewissen frei.
Welche Workflows hindern Wachstum und Produktivität?
Workflows zu finden, die funktionieren und dir helfen, produktiv zu arbeiten, ist eine lohnende, wenn manchmal auch lästige Aufgabe. Doch hier versteckt sich gerade für Solounternehmer und kleine Unternehmen enorm viel Potenzial. Verfügt dein Unternehmen über gute Arbeitsabläufe, hast du mehr Überblick, kannst leichter wachsen und dich bewusster entwickeln. Andererseits werden Arbeitsabläufe, die nicht funktionieren, zu kostspieligen und zeitraubenden Hindernissen sowie zu deinem persönlichen Stressfaktor. Deshalb ist es wichtig, deine Arbeitsabläufe regelmäßig zu überprüfen und zu verbessern. Nur so stellst du sicher, dass du effizient arbeitest, deine wertvolle Zeit gut nutzt und deine Lebensqualität nicht leidet.
Welche Geschäftsprozesse kannst du digitalisieren und welche nicht?
Findest du noch ohne Navi nach Hause?
Rechts ranzufahren, um analog auf der Karte den richtigen Weg zu finden, ist lange her. Das brauchte auch Zeit und u.a. das Wissen, wie man die Karte liest. Das Navi findet in Sekunden die beste Route.
Oder anstatt deine Rechnungen zu drucken, händisch einzutüten, zur Post zu tragen und zu versenden, schickst du sie mit wenigen Klicks deinem Kunden per E-Mail.
Digitalisierte Prozesse rationaliseren komplizierte oder zeitintensive, alltägliche Aufgaben. Das macht sie schneller und einfacher.
Du kannst alle standardisierten Prozesse, die von Anfang bis Ende weitestgehend ohne äußeres Zutun ablaufen, digitalisieren. Alle stupiden, repititiven Aufgaben z. B. Datenerfassung/-analyse, Abrechnungssysteme, Einkauf und Verkauf, Buchhaltung, Onboarding von Kunden. Dazu wird der Ablauf in einer Software erfasst.
Prozesse, die sich nicht digitalisieren lassen, benötigen i.d.R. menschliches Eingreifen mit allen Sinnen, komplexem sowie kreativem Denken.
Abwägung: Welche Prozesse sollen analog bleiben und welche digital werden?
Dabei ist es wichtig, die Daten, die mit jedem Prozess verbunden sind, die Arbeitskosten im Vergleich zu den technischen Kosten, Sicherheits- und Datenschutzbedenken sowie mögliche Störungen durch die Veränderung zu berücksichtigen. Die Digitalisierung von Prozessen kann viel Zeit sparen – aber nur, wenn sie gut durchdacht und strategisch geplant ist.
Welche Prozesse kannst du automatisieren und welche nicht?
Alle digitalen Prozesse, die einen klar definierten und standardisierten Ablauf haben, lassen sich automatisieren. Automatisierung ist also die nächste Stufe der Digitalisierung. Die einzelnen Schritte werden von in einer Software automatisch nach bestimmten Regeln ausgeführt.
Beispiel: Die Regeln in deinem Emailpostfach. Alle Emails mit dem selben Betreff, werden in einem zuvor festgelegten Ordner sortiert.
Die Automatisierung von Prozessen ist eine unglaubliche Ressource für dich und dein Business. Du brauchst für viele Aufgaben im Tagesgeschäft keine Mitarbeiter und externe Dienstleister. Stattdessen holst du dir die Software an Bord und optimierst deine Prozesse. Diese erfasst z.B. automatisch Kundendaten in deinem CRM, hilft dir Kennzahlen zu erfassen oder deinen Vertrieb im Blick zu behalten.
Damit du tatsächlich davon profitierst, müssen deine Prozesse eindeutig und wiederholbar sein. Und hier kommen wir schon zu einem Nachteil/Risiko:
Die Automatisierung geht nach hinten los, wenn du keinen Überblick über deine Prozesse, Schnittstellen und beteiligte Systeme hast. Die Prozesse der Unternehmensbereich müssen sorgfältig dokumentiert und gepflegt sein.
So startest du mit der Digitalisierung und Automatisierung
Effizienz ist ein starker Antrieb für Selbstständige, sich dem Thema zu widmen. Dabei werden oft übermotiviert Tools getestet, ohne jegliche Transparenz über den Bedarf oder Ablauf zu haben. (Siehe auch: Nachteile & Risiken automatisierter & digitalisierter Geschäftsprozesse )
Auf dem Markt gibt es zahlreiche Tools. Damit die Prozessoptimierung nicht umständlich wird überlege dir, welche Ziele du erreichen willst und wie du dabei vorgehst. Es ist wichtig, dass du von Anfang an deine Ziele verstehst und einen Plan hast, der dir die erfolgreiche Umsetzung leicht macht.
Hast du einmal die Grundlage für die Automatisierung geschaffen, gibt es unendlich viele Möglichkeiten das weiterzuentwickeln.
Die ersten 4 Schritte zur Digitalisierung deiner Prozesse
1. Identifiziere manuelle Prozesse
- Überlege, welche Prozesse in deinem Arbeitsalltag manuell und zeitintensiv sind.
Hier findest du Anregungen, um deine Zeitfresser zu identifizieren! - Notiere diese Prozesse, um später passende Lösungen zu finden.
2. Verschaffe dir Transparenz über deine Workflows und Prozesse
Bevor du Prozesse digitalisierst und automatisierst werden, kann es wichtig sein, erstmal Transparenz über deine wichtigsten Prozesse in den einzelnen Unternehmensbereichen zu schaffen.
In KMU existieren in der Regel standardisierte Richtlinien für Prozessmanagement und sogar Abteilungen, die sich nur darum kümmern. So mächtig ist das bei uns Solounternehmer:innen und kleinen Unternehmen glücklicherweise nicht. Dennoch:
Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen braucht Klarheit.
Dabei helfen dir folgende Fragen:
- Welche Aufgaben erledigst du täglich oder wöchentlich in der gleichen Art und Weise?
- Was ist der smarte und effizienteste Weg, diese Aufgabe zu erledigen?
- Was sind deine wichtigsten Prozesse, um dein Unternehmen am laufen zu halten? (Denke an alle Bereiche: Vertrieb, Marketing, Buchhaltung, Kunden, Unternehmensführung, ggf. Teamführung)
- Wer ist an dem jeweiligen Prozess beteiligt, wer interagiert mit wem und braucht wann welche Information?
- Warum arbeitest du genau so und gibt es eine einfachere Möglichkeit?
- Wofür zahlt der Kunde und wo verstecken sich Kosten?
Notiere den Ablauf einzelner Prozesse erstmal in Checklisten.
Ja, es gibt andere Möglichkeiten, doch die sind gerade am Anfang übermächtig und werden schnell zu Zeitfressern. (Man kann ja alles so schön bunt machen ;)) Später kannst du deine Daten immer noch in dein Tool der Wahl eingeben.
3. Wähle digitale Tools und Lösungen
Recherchiere nach digitalen Lösungen, die deine Prozesse abbilden können. Wähle nicht irgendein Tool, weil es alle nutzen oder es fancy ist. Das Tool passt sich deinem Prozess an, nicht anders herum.
Berücksichtige dabei deine Überlegungen, wie du den Prozess schlanker machen kannst und welche Schnittstellen wichtig sind. Tools, wie Online-Kalender, Projektmanagement-Tools oder E-Mail-Automatisierungen, können schon den größten Bedarf abdecken.
Im Zweifel genügt ein Dokument, in dem der Prozess dokumentiert ist.
4. Implementiere die digitalen Lösungen
Es gibt zahlreiche Lösungen. Die Eierlegendewollmilchsau wirst du nicht finden. Dann entscheide dich für das Werkzeuge mit den wenigsten Kompromissen und implementiere es in deinem Arbeitsalltag. Es kann sehr gut sein, dass du erstmal eine Testphase in Kauf nehmen musst.
Beachte dabei, dass eine gute Integration in bestehende Arbeitsprozesse wichtig ist, damit alles reibungslos läuft. Am Anfang braucht das Zeit, plane die bitte unbedingt mit ein.
Die ersten 3 Schritte zur Automatisierung von Prozessen
Hast du deine ausgewählten Prozesse digitalisiert, dann kommt Level 2:
Beginne damit, diesen Workflow oder Prozess zu automatisieren.
1. Identifiziere repetitiven Prozesse
Überlege, welcher der Prozesse in deinem Geschäftsalltag wiederholen sich regelmäßig auf die gleiche Art und Weise?
Das sind deine Kanditaten!
Beispiele:
- Rechnungsstellung
- Willkommenssequenz im Newsletter
- teilstandardisierter (online-)Workshop
- Kundenkommunikation
- Onboarding von Kunden oder Mitarbeitern
- Bestellprozesse
2. Wähle das Tool zur Automatisierung
- Recherchiere nach passenden Tools, die deine Prozesse automatisieren können.
- Hierbei können z.B. CRM-Systeme, Marketing-Automatisierung oder automatische Buchhaltungs-Software helfen.
3. Implementiere die Automatisierungslösungen in dein Business
- Entscheide dich für eine Lösung und integriere sie in deinem Geschäftsalltag.
- Denke an den Testlauf!
Eine gute Integration in bestehende Arbeitsprozesse ist wichtig, um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen.
Prozesse automatisieren: Mehr Zeit, mehr Freiraum.
Du hast jetzt sicher verstanden, wie wichtig und mächtig die Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen, gerade für dich als Solounternehmer oder mit einem kleinen Dienstleistungsunternehmen sind. Von der Frage, welche Prozesse digitalisiert und automatisiert werden können, bis hin zur Frage, wie du damit anfangen kannst – die Möglichkeiten sind vielfältig. Und richtig spannend wird es jetzt, wo die künstliche Intelligenz dazukommt.
Die Fähigkeit, stupide manuelle Arbeit zu eliminieren und dein Potenzial richtig zu nutzen, ist der Schlüssel für kreatives und produktives Arbeiten und gleichzeitig mehr Lebensqualität. Damit du auf dem Markt strategisch gut positioniert bleibst, ist es auch wichtig dass du erkennst, welche Arbeitsabläufe deine Entwicklung behindern oder verhindern.
Trotz all der Möglichkeiten, die Digitalisierung und Automatisierung mit sich bringen, kann es schwierig sein, den Einstieg zu finden. Wenn du also ein bisschen Hilfe dabei brauchst, dann zögere nicht, bei der Freiraumschmiede vorbeizuschauen. Ihr Ziel ist es, Solounternehmern und Inhaber:innen kleiner Unternehmen mehr Freiraum für das Wesentliche zu schaffen. So können sie entspannt ihr Business führen und sich auf ihre Markenidentität konzentrieren.
