Digitalisierung und Automatisierung: 4 unschlagbare Gründe, warum dein Business dadurch leichter vorankommt

Die Corona-Pandemie hat den digitalen Wandel in Deutschland gepusht. Was vorher für viele unmöglich schien, wurde Alltag. Selbstständige und kleine Unternehmen können von der digitalen Transformation besonders profitieren. Digitales arbeiten ist nicht neu für dich? Doch nutzt du schon alle Vorteile der Digitalisierung und Automatisierung für dich und dein Business? Ich verrate dir, warum du dich gerade in Krisenzeiten damit auseinandersetzen solltest.

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Besonders für Solounternehmer und kleine Unternehmen ist es wichtiger denn je, dass ihre Zeit und andere Ressourcen optimal nutzen.  Aktuell bringt die künstliche Intelligenz eine rasante Entwicklung mit sich, die parallel auf wirtschaftlichen Folgen der Pandemie treffen. Gerade in Krisenzeiten ist es schwierig, produktiv zu arbeiten und die gewohnten Arbeitsabläufe aufrechtzuerhalten. Doch digitale und automatisierte Prozesse bieten dir eine ideale Möglichkeit, dein Business jetzt und zukünftig am Markt zu halten. Warum das mehr als „online arbeiten“ bedeutet und welche Vorteile du davon hast, erfährst du anhand von Beispielen in diesem Artikel. 

Kein Flaschenhals und unnötiger Routineaufwand

Prozesse zu optimieren, schieben viele auf. Im Vergleich zum Marketing ist es lästige Hintergrundarbeit, die scheinbar nicht viel mit dem Erfolg des Unternehmens zu tun hat. Das dies ein großer Irrtum ist, wird schnell klar, wenn plötzlich nichts mehr wie gewohnt läuft.

Reibungslose Routineabläufe machen smartes und entspanntes Arbeiten möglich. Anstatt stundenlang manuelle Arbeit zu leisten, kannst du die Aufgaben mithilfe des richtigen Systems automatisieren. Das macht es dir leicht, deine Ideen umzusetzen und an deinem Business zu arbeiten. 

Dafür muss dir klar sein, dass du als Solounternehmer oder Inhaber:in eines kleinen Unternehmens der Flaschenhals bist: Von deinen Entscheidungen und deiner Arbeitsleistung hängt der Erfolg deines Unternehmens ab. 

Automatisierung und digitale Transformation ist für uns Solounternehmer und kleine Unternehmen eine große Chance, erst recht in Krisenzeiten. 

Durch die Einführung von automatisierten Systemen sparst du Zeit und andere Ressourcen. Du arbeitest effizienter, bist produktiver und kannst deinen Kundenstamm erweitern oder dein Angebot anpassen. Insgesamt hast du mehr Freiraum, um dich besser auf die Veränderung einlassen und ggf. notwendige Krisenmaßnahmen einzuleiten.

In der Online-Business-Szene werden Skalierung und digtiale Produkte schnell als heilige Lösung angeboten. Ist es nicht. Dazu gehört etwas mehr, als ein Ebook mit Canva zu erstellen und e-mail-marketing zu nutzen. Grundlegend ist es eine Frage deines Geschäftsmodells und eine Entscheidung, wie du zulünftig arbeiten und leben willst. In Zeiten der rasanten, technologischen Veränderung, sollte sich ohnehin jeder fragen, ob sein Geschäftsmodell zukunfsfähig ist. 

Bevor wir uns mit den Vorteilen auseinandersetzen, klären wir erstmal die Begriffe. Wo liegt der Unterschied?

Was bedeutet Digitalisierung?

Digitalisierung bezieht sich auf die Umwandlung von analogen Informationen in digitale Formate. Dies kann beispielsweise die Umstellung von Papierdokumenten auf elektronische Dokumente oder die Digitalisierung von Arbeitsabläufen sein.

Wenn du, so wie ich, schon länger online arbeitest oder ein reines Onlinebusiness führst, dann wird das selbstverständlich für dich sein: 

  • Online Präsenz (Website, Social Media) 
  • digitale Buchhaltung, Angebote und Rechnungen 
  • online Zahlungsanbieter 
  • Kundenmanagement über eine CRM – Software

Digitalisieren bedeutet nicht, dass deine Geschäftsprozesse auch automatisiert sind. 

Was bedeutet Automatisierung?

Automatisierung bezieht sich auf die Verwendung von Technologie, um Prozesse zu automatisieren und menschliche Interaktion zu minimieren. Beispiele für die Automatisierung von Geschäftsprozessen sind: 

  • Rechnungsstellung: Du implementierst ein System, das automatisch Rechnungen generiert und an deine Kunden sendet. 
  • Buchhaltung: Ausgaben werden automatisch erfasst, Berichte erstellt und das Einreichen deiner Steuererklärungen können durch den Einsatz von Buchhaltungssoftware automatisiert werden.
  • Kundenkommunikation: Du richtest Chatbots oder automatische E-Mail-Antworten ein, um Kundenanfragen zu automatisiert zu beantworten.
  • Terminplanung: Den Terminplanungsprozess automatisierst du mit einem Online-Terminplanungstool. Dadurch können Kunden, Termine online buchen und erhalten automatische Erinnerungen.
  • Marketing: Social-Media-Posts werden automatisiert auf verschiedenen Plattformen veröffentlicht oder E-Mail-Marketingkampagnen lässt du automatisiert versenden. 

Automation geht nicht ohne Digitalisierung. 

Welche Vorteile bringen Digitalisierung und automatisierte Prozesse für Solounternehmer?

Mobiles Arbeiten, Homeoffice, papierloses Büro – als Solounternehmer und kleines Unternehmen profitierst du von der Digitalisierung und Automatisierung der Prozesse. Innerhalb des Unternehmens machen sich diese Vorteile bemerkbar:

Effizienter arbeiten  

Durch digitalisierte und automatisierte Prozesse sparst du viele manuelle Arbeitsschritte ein. Beispielsweise sparst du mehrere Stunden wertvolle Zeit, indem

  • eine E-Mail-Marketing-Software automatisiert Onboarding-E-Mails an Workshopkunden versendet.
  • mithilfe der Buchhaltungssoftware automatisch jeden Monat elektronische Rechnungen an die Kunden des Mentoringprogramms geschickt werden. 
  • eine Software alle digitalen Rechnungen sammelt und an die Buchhaltungssoftware weiterleitet.
  • Auftragsdaten, Kundendaten und andere wertvolle Informationen werden automatisch weitergeleitet. 
  • moderne Technologien in deinen Workflow einbindest und manuelle in automatiserte Prozesse transformierst. 
  • Gleichzeitig optimierst du Abläufe und reduzierst menschliche Fehler, die durch manuelle Prozesse entstehen können.

Kosten reduzieren 

Moderne Technologien sparen unnötige Kosten. Zum Beispiel 

  • für Büromaterialien, weil du Dokumente digitalisierst, Rechnungen per e-mail eingehen oder Werbekosten durch den Einsatz von Online-Marketing-/-Tools wegfallen.
  • Ebenso reduzierst du Ausgaben für Mitarbeiter bzw. Dienstleister, weil z.B. Informationen digital statt handschriftlich erfasst werden, Marketing Reportings automatisert in deinem Postfach landen oder Bilddateien bzw. Musikdateien durch eine KI recherchiert werden. 

Durch diese Einsparungen wirtschaftest du effizienter und kannst dein Geschäftsmodell mit geringen Fixkosten innovativ gestalten. 

Leichtere Kundenbindung und Kundengewinnung 

Ich erinnere mich noch sehr gut an meine Anfangszeit in der Selbstständigkeit: Als Trainerin und Coach arbeitet ich mit Kunden zu 95% analog. Die Kommunikation begrenzte sich auf die Touchpoints: Telefon, Standard-E-Mail, Brief und Netzwerke. In der digitalen Arbeitswelt ergeben sich ganz neue Möglichkeiten:

  • Durch die gesamte Customer Journey hast du mehr Transparenz als es analog möglich wäre. (Ja, auch DSGVO konform) Und sas Online-Marketing eröffnet viele Chancen für deine Sichtbarkeit am Markt und vielfältige Wege, neue Kunden zu gewinnen und über den gesamten Globus Umsatz zu generieren. 
  • Die Bindung zu Kunden steigert sich z.B. durch personalisierte E-Mails oder Angebote, unterschiedliche Kommunikationskanäle oder durch einen guten udn standardisierten Onboarding-Prozess
  • Der Kundenservice verändert sich z.B. durch unterschiedliche Zahlungsmöglichkeiten, online Termine zu vereinbaren, Bestellungen aufzugeben und online Aufträge abzuwickeln. 

Flexibilität und Skalierbarkeit durch Digitalisierung und Automatisierung

Durch Digitalisierung und Automatisierung ist ortsunabhängiges, flexibles Arbeiten und  asynchrone Auftragsabwicklung problemlos möglich. Es entwickeln sich damit ganz neue Geschäftsmodelle. Das klassische Modell der Selbstständigkeit, in der Freiberufler selbst und ständig arbeiten, hat ausgedient. Trotz steigendem Auftragsvolumen muss deine Arbeitszeit nicht proportional ansteigen. Dein Geschäftsmodell kannst du so gestalten, dass du 80% strategisch arbeitest und dich nur noch den Aufgaben widmest, die deiner Leidenschaft entsprechen. 

Leider nutzen viele Selbstständige die Potenziale noch nicht. 

Im Vergleich zu großen KMU und Konzernen, haben wir kleine Unternehmen theoretisch die besten Voraussetzungen. Während viele Unternehmen langwirige Entscheidungswege und aufwendige Produktionsprozesse anpassen müssen, können wir das Angebot, einzelne Prozesse oder das ganze Geschäftsmodell, schnell verändern. Das ist ein enormer Vorteil, um langfristig am Markt zu bestehen und auch Krisen leichter zu meistern. 

Digitale Transformation: Technologie und digitale Prozesse miteinander verbinden 

Viele Solounternehmer und kleine Unternehmen nutzen zwar einzelne Maßnahmen, wie oben aufgelsitet, doch ein wichtiger Schritt wird oft vernachlässigt:

Die automatisierten Prozesse müssen in dein Geschäftsmodell eingebunden werden. Und dafür brauchst du einen sehr entscheidenden Aspekt: 

Kenne und optimiere deine Arbeitsprozesse!

Automatisierung und Skalierung wird der Blase groß rausposaunt und gehört mitunter zu den Buzzwords. Doch die wenigsten „Experten“ würden einen skalierbaren Prozess erkennen, wenn er sie in den Hintern beißt. Willst du Geschäftsprozesse flexibler gestalten und Cloud-Computing, Upsell-Prozesse, Produkte entwickeln statt nur Dienstleistungen anzubieten oder künstliche Intelligenz etablieren, dann definiere deine wichtigsten Prozesse. 

Sonst kann dir das ganze System auch um die Ohren fliegen. Und das wird schnell zum Nachteil für kleine Unternehmen. Denn wir haben nicht eine ganze Abteilung an Mitarbeitern, die sich dann um das Chaos kümmern, während wir Kunden betreuen. 

Nachteile & Risiken automatisierter & digitalisierter Geschäftsprozesse 

Lass uns kurz über die Nachteile sprechen. Nicht, weil ich dem Thema mit „German Angst“ begegne, sondern damit du dir den möglichen Risiken rechtzeitig bewusst wirst. Diese können für Solounternehmer und Kleinstunternehmen schnell heikel werden. 

Kostenfalle

Einerseits sparst du durch die Systeme zur Automatisierung Kosten. Viele schaffen sich unüberlegt Tools an. Hier mal 10 € und dort mal 50€ im Monat und schon sammeln sich ein paar hundert Euro im Monat. Das kann schnell zur finanziellen Belastung werden. Hab also auch hier deine Kosten im Blick. Bedenke auch, dass jedes neue Tool Einarbeitungszeit benötigt. 

Abhängigkeit von der Technologie

Unternehmer:innen, die zu stark auf automatisierte Systeme setzen, werden ineffizient und unflexibel. Ausfälle oder Systemfehler, können dein Tagesgeschäft lahm legen.  Denke an Backup-Lösungen, und vermeide, wenn möglich, All-in-one-Lösungen. 

Datenschutz und Sicherheit

Die Automatisierung von Prozessen kann auch Sicherheitsrisiken mit sich bringen. Im Hinblick auf die Verarbeitung von vertraulicher Informationen hab die DSGVO im Blick, um sicherzustellen, dass deine Systeme sicher und geschützt sind und, dass sie den Datenschutzbestimmungen entsprechen.

Verlust von Kontrolle

Wenn Prozesse automatisiert werden, führt das u.U. Dazu, dass Unternehmen die Kontrolle über ihre Abläufe verlieren. Dokumentierte deine Prozesse sauber! Das mag nach wenig Spaß klingen. Glaub mir, führen deine Prozesse plötzlich ein Eigenleben, verlierst du den Überblick. Das Chaos willst du nicht. Ich habe es bei einigen Kunden erlebt. 

Shit in. Shit out! 
Ein scheiß Prozess digitalisiert, ist ein scheiß digitalisierter Prozess. 
Ein scheiß Prozess automatisiert, ist ein scheiß automatisierter Prozess.

Deine Ziele und Anforderungen bestimmen, welche System du etablierst: Effektiv geht immer vor effizient.

Besser aufgestellt und souverän durch die Krise, dank digitaler Prozesse und Automation 

Digitalisierung und Automatisierung helfen dir, Zeit und Ressourcen zu sparen. Du optimierst Abläufe und schaffst dir mehr Freiraum für Wichtiges. Im normalen Geschäftsalltag hat das viele Vorteile für Solounternehmer und kleine Unternehmen. Das stressige Hamsterrad, weil du selbst und ständig arbeiten musst, ist Vergangenheit.
In Krisenzeiten kommt dir das besonders zu Gute. Krisen sind anstrengend. Es ist herausfordernd, dann effizient und produktiv zu arbeiten.  Durch die Digitalisierung und Automatisierung, ist dein Business unabhängiger von dir. Du kannst es leichter, auch durch Krisenzeiten, führen.

Mehr dazu, findest du im Starterguide: Prozesse automatisieren

Willst du das nicht allein angehen, dann sieh die die FREIRAUMSCHMIEDE an. 

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Über Anke Lambrecht

Moin, ich bin Anke, die Inhaberin von GREIFWERK.
Solopreneure und Inhaber kleiner Unternehmen, unterstütze ich dabei, ein tragfähiges Geschäftsmodell zu entwickeln, sich strategisch am Markt zu positionieren und dabei ihre Stärken gewinnbringend zu nutzen.

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