Während du an einer Aufgabe sitzt klingelt das Telefon. Kurz darauf hängst du auf einem Social Media Kanal. – Schütze deine Aufmerksamkeit. Das ist eine der wichtigsten Aufgaben, wenn du deine Zeit gut für dein Business nutzen willst. Denn die Informationsdichte verdoppelt sich seit 2007 jährlich* und die Digitalisierung bringt Dynamik dazu.
Die Folge: Dein Alltag ist voller Ablenkungen. Damit du nicht ständig bei deiner Arbeit unterbrochen wirst, lerne wie du Ablenkungen vermeidest. Damit bleibt dein Business auf Kurs, weil du Zeit sparst und besser deine Ziele erreichst. Wo lauern Ablenkungen am Arbeitsplatz und wie wirken sie sich auf deine Ergebnisse aus? Was ist die Fokuszone und wie nutzt du sie, um produktiv zu arbeiten? Das erfährst du in diesem Artikel.
Wenn Ablenkungen am Arbeitsplatz zum Stressfaktor werden: Negative Folgen von Unterbrechungen auf deine Produktivität
Ein Kunde kam völlig genervt zu mir. Seine To-Do-Liste wurde nicht kleiner. Durch die ständigen Unterbrechungen schaffte er es nicht mehr, die wichtigsten Aufgaben des Tages zu erledigen. Abends war er unruhig und konnte nicht abschalten. Diese innere Unruhe quälte ihn manchmal sogar nachts. Die Folge: Seine Konzentrationsfähigkeit war quasi nicht mehr vorhanden. Prioritäten setzen und seine Ziele zu fokussieren, war kaum möglich. Er reagierte wie ein springender Flummi.
Wir haben dann 3 Dinge eingeführt:
- Persönliche Zeit für Ruhe, um den Stresspegel zu senken.
- Konzentrationstraining, damit er seine Aufmerksamkeit wieder lenken kann.
- Stille Stunde, damit er ungestört an wichtigen Aufgaben arbeiten kann.
Nach ein paar Wochen wurde er ruhiger und arbeitete effizienter.
24/7 erreichbar zu sein, funktioniert nicht. Ständige Unterbrechungen stören deine Konzentration und sind einer der häufigsten Zeitfresser, die zu Stress und Überlastung führen.
Und es geht noch weiter: Durch Unterbrechungen steigt deine Fehlerquote.
Je nach Tätigkeit, kann das verherende Folgen haben. Eine Studie Michigan State University (MSU) zeigt, das bereits kurze Unterbrechungen einen goßen Einfluss auf Fehlerquote haben. Dabei genügt es schon, wenn du nur das Klingeln eines Anrufes wegdrücken willst.
Alle 11 Minuten eine Unterbrechung
Mein Kunde wunderte sich, wo ein Großteil seiner Zeit blieb. Wenn es dir ähnlich geht, dann ist diese Studie interessant für dich:
2004 hat Gloria Mark von der University of California die Arbeitsmethoden in einem Hightech-Unternehmen untersucht und aufgezeichnet. Sie wandte Frederick Taylors und Henry Fords Theorien zur Messung von Produktivitätsreserven an, die zu Beginn des 20Jh. mit einer Stoppuhr durch die Fabrikhallen zogen. Dabei stellte Gloria Mark fest, dass es alle elf Minuten zu einer Unterbrechung kommt.
So viel Zeit kosten dich Ablenkungen am Arbeitsplatz
- Du konzentrierst dich auf Aufgabe A.
- Du wirst unterbrochen.
- Dann wechselst du zur nächsten Aufgabe, z. B. der Beantwortung von Kundenfragen oder der Entgegennahme von Telefonanrufen usw.
- Nach einer Unterbrechung musst du dich noch neu eindenken, vielleicht den Arbeitsplatz wieder frei räumen, Programme neu ausrichten usw. Bis du wieder konzentriert bist, dauert es ca. 8 Minuten.(Das nennt man geistige Rüstzeit.) Statistisch gesehen bleiben dir noch 3 Minuten bis zur nächsten Unterbrechung. In diesen Zahlen sind andere Unterbrechungen, die gleichzeitig auftreten können, nicht berücksichtigt.
Nach den Ergebnissen der Studie von Gloria Mark dauert es etwa 25 Minuten, bis deine Aufmerksamkeit wieder auf Aufgabe A gerichtet ist.
25 Minuten!
An einem 9-Stunden-Arbeitstag verbringen Wissensarbeiter durchschnittlich 2,5 Stunden mit geistigen Rüstzeiten.
Ursachen für Ablenkungen am Arbeitsplatz und was du dagegen tun kannst
Die häufigsten Ursachen für Ablenkungen und Unterbrechungen am Arbeitsplatz sind:
- Lärm
- Visuelle Reize
- Technologie
- Schlechte Planung und Organisation
- Zeitdruck
- Schwierigkeit der Aufgabe
- Langeweile
- Mangelnde Konzentration
- Persönliche Stressfaktoren.
Unterbrechungen vermeiden – eine Übersicht
Nicht alle Ursachen kannst du kontrollieren, aber du kannst die Auswirkungen auf deine Arbeit minimieren.
- Verwende Kopfhörer mit Geräuschunterdrückung oder Ohrstöpsel, um Außengeräusche zu reduzieren.
- Setze die Technik sinnvoll ein, indem du E-Mail- und Social-Media-Benachrichtigungen ausschaltest und regelmäßig Pausen vom Bildschirm machst.
- Plane deine Arbeit im Voraus, um Hektik und Zeitdruck zu vermeiden.
- Nimm dir anspruchsvolle Aufgaben in kleinen Stücken vor, um dich nicht zu überfordert und lerne, wie du Stress bewältigen kannst.
- Mache regelmäßig Pausen und gönne dir Zeit für Freizeitaktivitäten, um Langeweile zu vermeiden.
- Übe Konzentrationstechniken wie Autogenes Training, Progressive Muskelentspannung oder Meditation, um dich besser zu konzentrieren.
- Arbeite wenn möglich in einem ruhigen Bereich und reduziere unnötige Gespräche und Geräusche auf ein Minimum.
Ablenkungen vermeiden: Nutze die Methode „STILLE STUNDE“
Äußere Bedingungen, wie z.B. Lärm, und auch psychische Umstände, wie z.B. kreisende Gedanken und Druck, lenken deine Aufmerksamkeit und schwächen die Konzentration. Die Konzentrationsfähigkeit kannst du trainieren und durch deine Umgebung fördern. Letzteres schaffst du mit der stillen Stunde.
Was ist die stille Stunde?
Die Stille Stunde ist eine Methode, durch die du äußere Ablenkungen bewusst ausschaltest. Du schaffst dir unterbrechungsfreie Zeit, in der du dich von allem befreist, was nicht für deine aktuelle Aufgabe relevant ist. Dadurch arbeitest du schneller, bist produktiver und erreichst bessere Ergebnisse.
In einer Studie bei Managern hat sich gezeigt, dass die Arbeit die sie in der stillen Stunde erledigten,
qualitativ hochwertiger war.*
Dieses Zeitfenster ist ideal, um an komplexeren Aufgaben und Projekten zu arbeiten, für die du besonders konzentriert oder kreativ sein musst. Das können Texte sein, Konzepte oder strategische Überlegungen.
Wie richtest du die Stille Stunde ein?
Schalte alle Ablenkungen aus (Piepen, Klingeln, Vibrieren, Gespräche etc.)
- Handy in den Flugmodus
- Mailpostfach schließen
- Sorge dafür, dass die Social Media Kanäle weder piepen noch blinken
- Schließe die Tür zu deinem Büro
- Internet komplett ausschalten
Reserviere dir einen Zeitblock für die Stille Stunde.
Die unterbrechungsfreie Zone eine Frage deiner Prioritäten. Deshalb plane dir das Zeitfenster vorher fest ein. Das kann morgens sein, wenn deine persönliche Leistungskurve ohnehin hoch ist oder am Nachmittag. Es muss auch nicht gleich eine Stunde sein. Starte mit 30 Minuten. Zu Beginn kann das ungewohnt sein. Glaub mir, du willst diese Zeit nicht mehr missen!
Tipp: Mache die stille Stunde zu einem festen Bestandteil deines Teams.
Eine andere Kundin war permanent für ihre Mitarbeiter da. Wenn nicht gerade das Telefon klingelte, dann stand jemand in der Tür. Ihre Projekte wurden zäh wie Kaugummi und ein leerer Posteingang schien reine Illusion zu sein. Dann hat sie die Stille Stunde eingeführt. Erst war sie skeptisch. Sie argumentierte „Ich muss verfügbar sein.“
Spoiler: Jein. Du musst weder für Mitarbeiter noch Kollegen ständig erreichbar sein.
Für eine Testphase informierte sie ihre Mitarbeiter und Kollegen über die unterbrechungsfreie Zeit. Ein Schild an der Bürotür und ein blockierter Slot im Kalender machten es möglich. Nach ein paar Wochen hatten sich alle daran gewöhnt. Sie konnte konzentriert an ihren Projekten arbeiten.
Indem du dich von der Außenwelt abnabelst,
fokussierst du dich voll und ganz auf das was jetzt gerade wichtig ist.
So wird die stille Stunde zur Fokuszone: Pro-Tipp
Strategische Projekte, konzeptionelle Planung, Entwicklung (Arbeit an deinem Business) – kommen diese Aufgaben bei dir auch oft zu kurz?
Oder arbeitest du erst daran, wenn du bereits den halben Tag hinter dir hast, du müde bist und dich kaum noch konzentrieren kannst?
Das ist ergibt wenig Sinn.
Die Qualität deiner Ergebnisse leidet darunter. Du kommst nicht voran, wenn du die wichtigen Aufgaben hinten anstellst. Besser ist es, wenn du frisch ausgeruht, wach und gut konzentriert bist. So triffst du gute Entscheidungen und kannst klare Gedanken fassen.
Dafür habe ich meine Wochenstruktur umgestellt und die Fokuszone eingeführt.
Täglich nutze ich vormittags ein Zeitfenster von 2 bis 4 Stunden in dem ich hochkonzentriert arbeite. In dieser Zeit arbeite ich an der wichtigsten Aufgabe des Tages. Vormittags deshalb, weil die geistige Leistungsfähigkeit, deine persönliche Leistungskurve, dann noch hoch ist. Nachdem ich Ende 2018 das Buch von Carl Newport Deep Work – konzentriert arbeiten – Regeln für eine Welt voller Ablenkung. gelesen habe, wurde ich bestätigt, diese Struktur beizubehalten. Er beschreibt darin u.a., wie er und andere Wissenschaftler oder Autoren durch unterbrechungsfreie Zeiten produktiv arbeiten.
Was ist die Fokuszone?
Die Fokuszone kombiniert die persönliche Leistugnskurve mit der stillen Stunde und dem DeepWork-Ansatz (Lies mehr dazu im Artikel über konzentriertes Arbeiten). Seit dem ich meine Fokuszone eingerichtet habe, komme ich nicht nur schneller mit meinen Projekten voran, sondern arbeite auch entspannter und habe kein schlechtes Gewissen mehr, weil ich Wichtiges aufgeschoben habe.
Das Prinzip der Fokuszone habe ich fest in das System des 90 Tage-Planer integriert und vermittle es auch in der Freiraumschmiede.
Der Kreativitätsforscher Ernst Pöppel, Chef des Münchner Instituts für Medizinische Psychologie, ist sogar überzeugt, dass es aufgrund von Unterbrechungen in unserer Gesellschaft einen „Kreativitätsstau“ gibt. „Geben wir jedem Mitarbeiter in Deutschland nur eine Stunde am Tag Arbeitszeit ohne Unterbrechung. Es wäre der größte Innovationsschub aller Zeiten.“*
Stell dir vor, was du bewirken könntest, wenn du nur 60 Minuten pro Tag fokussiert und konzentriert an deinen Ideen, deinem Business arbeitest?
Finde deinen Rhythmus. Versuche es mit einer Testphase. Hast du die Fokuszone, einmal verankert, wirst du merken, dass du in kurzer Zeit nicht nur mehr Aufgaben erledigst als zuvor, sondern auch deutlich spürbar mit deinen Ideen vorankommst. Das entspannt und fühlt sich richtig gut an.
Artikel veröffentlicht: 2018
Artikel zu letzt aktualisiert: August 2018
*Quellen der erwähnten Studien:
- König, Cornelius J., Kleinmann, Martin & Höhmann, Wilfried (in press). A field test of the quiet hour as a time management technique. European Review of Applied Psychology.
- Michigan State University (MSU Today), 7. Jan 2013. online: https://msutoday.msu.edu/news/2013/brief-interruptions-spawn-errors
- Basex (2007) Information Overload: We Have Met the Enemy and He Is Us.
- Pöppel, Ernst (2005) Heureka, ich hab’s gefunden! Manager Magazin, Mai 2005. Online: http://www.manager-magazin.de/unternehmen/karriere/0,2828,341834,00.html
Bildquellen: Titelbild: helloquence unsplash.com, Anke Lambrecht
