10 Jahre Home-Office: Was ich über Struktur, Fokus und Produktivität gelernt habe

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Selbstständigkeit und Home-Office – dabei haben viele Bilder im Kopf, wie man mit Hauslatschen und Jogginghose am Schreibtisch sitzt und den gesamten Tag frei, nach Lust und Laune gestaltet. Diese Bilder können durchaus realistisch sein. Es ist jedoch fraglich, ob diese Arbeitsweise dauerhaft deiner Produktivität dient. Um dein Business erfolgreich aus dem Homeoffice zu führen, benötigst du Struktur, Fokus und eine gute Organisation.

In diesem Artikel lasse ich dich an meinen Erfahrungen und Tipps aus über 10 Jahren Home-Office teilhaben. Ich zeige dir nicht nur, wie du dein Home-Office einrichtest, sondern auch, wie du deine Produktivität steigerst, in dem du dich optimal organisierst. Dafür verrate ich dir einige meiner Top-Tools. Die Nennung dieser Produkte ist frei von Affiliate-Links und bezieht sich auf meine persönlichen Erfahrungen.

Selbstständig Arbeiten im home-office: Wie du Herausforderungen erfolgreich meisterst

Laut der Studie von Nicholas Bloom, Professor an der Stanford Universität, macht das Arbeiten im Home-Office produktiver und zufriedener. Mittlerweile haben sogar alt eingesessene Unternehmen erkannt, dass die Arbeit im Home-Office viele Vorteile hat. Diese Ergebnisse überraschen mich nicht: Nach 10 Jahren Home-Office Erfahrung weiß ich aber auch, dass diese Zufriedenheit und vor allem eine produktive Arbeitsweise nur unter bestimmten Bedingungen erreicht wird.


Arbeiten im Home-Office – 3 Tipps für eine produktive Arbeitsatmosphäre

Damit du produktiv arbeitest, brauchst du eine gute Arbeitsatmosphäre. Neben dem Wohlfühlfaktor sind Ablenkungen ein großes Thema. Außerdem denke dabei auch an deine Gesundheit , bevor du mal eben vom Sofa aus arbeitest.

1. Der Raum für dein Home-Office

Für den Anfang ist es völlig ausreichend, dein Home-Office in einer Ecke im Wohnzimmer zu starten. Ich habe schnell gemerkt, dass dies auf Dauer nicht die Lösung ist. Arbeitest du langfristig von zu Hause aus, dann richte dir unbedingt einen eigenen Raum ein. Dafür sprechen viele Gründe. Einer der wichtigsten ist: Durch die räumliche Trennung kannst du nach Feierabend besser abschalten und tagsüber konzentrierter arbeiten. Tür zu und du hast eine klare Trennung zwischen Privatleben und Business. 

2. Die Büromöbel

Ich persönlich stehe total auf Design und eine ausgewählte Einrichtung. Viele Büromöbel sind daher eher nicht mein Geschmack und ich greife häufig auf Alltagsmöbel zurück. Unabhängig vom Geschmack, ist bei der Einrichtung deines Home-Offices jedoch wichtig, den Raum nicht zu häuslich wirken zu lassen. Psychologisch macht es nämlich einen großen Unterschied, ob du auf einen Kleider- oder einen Büroschrank schaust. Sowohl deine Einrichtung als auch deine Dekoration sollten daher eine produktive Arbeitsatmosphäre fördern und deiner Gesundheit dienen. 

  • Einen auf deine Körpergröße abgestimmten Schreibtisch mit einem ergonomischen Stuhl kann ich dir daher wärmstens empfehlen. Dein Rücken wird es dir danken.
  • Wenn du deinen Schreibtisch im Raum positionierst bedenke, dass die Sonne nicht direkt auf deinen Bildschirm scheint und genug Platz für externe Lichtquellen bleibt.
  • Vor allem wenn du viel mit Videoaufnahmen und Online-Meetings arbeitest, sind zusätzliche Lichtquellen, Softboxen oder ein Ringlicht sinnvoll.
  • Die weiteren Möbelstücke sollten so gestaltet sein, dass du Ordnung am Arbeitsplatz halten kannst und nicht ständig etwas suchen musst. Suchzeiten kosten Zeit. Das erschwert auch die Zusammenarbeit. Rollcontainer und Ablagesysteme sind daher in deinem Home-Office gut aufgehoben.
Arbeiten im Homeoffice

3. Die Technik im Home-Office

Überlege dir, welche Technik du für deine Routineaufgaben benötigst. Angefangen bei einer schnellen Internetverbindung, über einen geeigneten Laptop (Computer) bis hin zu passendem Video-Equipment. Natürlich brauchst du zu Beginn noch nicht die volle „Profi-Ausstattung“. Vor allem, wenn du dich noch ausprobierst. Mittelfristig empfehle ich dir unbedingt, nicht an der Technik zu sparen. Denn schlechte Technik kostet dich Zeit, Nerven und am Ende sogar mehr Geld.

Ich empfehle dir nichts Konkretes, weil es bei der Wahl der Technik extrem darauf ankommt, was du damit anstellen willst. Was ich dir aber empfehlen kann ist, dich von meinem Kollegen Frank Katzer unterstützen zu lassen. Frank ist ein Profi, der mir selbst schon oft geholfen hat und auch eine Technik-Mentor-Membership anbietet. 

  • Ich für meinen Teil nutze neben meinem Laptop eine externe Tastatur, einen weiteren Bildschirm und das Headset meines Smartphones.
  • Für meine Video- und Podcastaufnahmen nutze ich die beiden externen Mikrofone Røde smartlav+ und Røde wireless go.
  • Vor allem bei Video Drehs reicht mir meine Laptopkamera nicht mehr aus und ich nutze die Logitech 920 mit einem Stativ. 

Hast du dein Home-Office optimal eingerichtet, dann geht es an die Arbeit.


Struktur im Home-Office schaffen: 3 Tipps

Die Freiheit im Home-Office ist ungewohnt und verlockend. Gerade dann, wenn du von einer Anstellung einen festen Rhythmus gewohnt bist oder aber ein externes Büro genutzt hast. Prioritäten setzen und sich Rituale sowie Strukturen zu schaffen ist besonders wichtig, da dich die Versuchungen im Home-Office sonst schnell mal auf die wildesten Ideen bringen können. Meine 3 Tipps helfen dir genau dabei:

1. Entwickle deine Arbeitsroutine im Home-Office

Auch im Home-Office ist es wichtig, dass du dir Fristen und Ziele setzt. Das sollte klar sein, denn wir reden hier von deinem Business. Du hast keinen Chef, der dir ständig über die Schulter schaut. Da du deinen Alltag selbst gestaltest, musst du nicht mehr in 9to5 denken. Du kannst dir deine Zeit frei einteilen und dabei auf deine persönliche Leistungskurve und deinen Biorhythmus Rücksicht nehmen. Hast du einmal verstanden, wann du am produktivsten bist, kannst du deinen idealen Wochenplan entwickeln.

Eine klare Struktur hilft dir dabei, genug Pausen einzuplanen und rechtzeitig Feierabend zu machen. Das ist wichtig, damit deine Produktivität gewährleistet bleibt. Denn machen wir uns nichts vor: Es gibt immer genug zu tun und so wirklich fertig ist man nie.

Ein weiterer wichtiger Punkt im Rahmen deiner Struktur ist die Trennung zwischen Privat und Business. Viele Studien haben gezeigt, dass eine klare Trennung die Produktivität fördert. 

Kennst du das auch? 

Schnell mal die Spülmaschine einräumen, dann ein paar Mails schreiben, noch schnell den Einkauf erledigen, um dann mit der Stulle im Mund weiter am Projekt zu arbeiten. So einen Mix hat es bei mir glücklicherweise nie gegeben, weil mich das völlig kirre gemacht hätte. Eine Trennung der beiden Welten ist wichtig, damit du im Kopf umschalten und dich auf deine Aufgaben konzentrieren kannst. Das braucht gerade am Anfang Disziplin und Planung!

2. Gehe mental zur Arbeit

Meine Produktivität hat sich enorm gesteigert, weil ich morgens eine Sache geändert habe. Diese Änderung war auf den ersten Blick eine Kleinigkeit – doch im Nachhinein hat sie alles verändert.

Ich habe mich so gekleidet, als ob ich ins Büro gehen würde. Wie früher bei meiner Anstellung: Nachdem ich meine Morgenroutine beendet habe, mache ich mich frisch und schwinge mich in meine „Arbeitsklamotten“, ziehe Schuhe an und gehe ins Büro. Das mag banal klingen. Ich habe es jedoch getestet und der Unterschied war krass. Im Home Office muss es natürlich nicht das Businessdress sein, aber der Schlafanzug ist erst recht ein NoGo und hat direkte Auswirkungen auf deine Produktivität. 

Um dich mental auf die Arbeit einzustimmen, eigne dir ein persönliches Ritual an. Dabei sind deiner Kreativität keine Grenzen gesetzt, Hauptsache es bringt dich in den Arbeitsmodus. 

3. Schalte Ablenkungen aus

Ablenkungen sind Gift für produktives Arbeiten. Im Homeoffice lauern davon noch mehr: Netflix, das Gartenprojekt, der Haushalt etc. Lerne, dich von den Ablenkungen abzuschotten, sonst fehlt dir der Fokus. Viele Ablenkungen vermeidest du schon durch deine Struktur und die klare Trennung zwischen Privat und Business. Dennoch gibt es noch weitere Ablenkungsquellen, die in Form von anderen Menschen deine Aufmerksamkeit möchten. Hier hilft eine klare Kommunikation! 

  • Vermittle deinen Liebsten, dass du arbeitest und nicht mal eben schnell eine Aufgabe übernehmen kannst. Kommuniziere deine Arbeitszeiten klar und übernimm Verantwortung für deine störungsfreie Umgebung. 
  • Im eigenen Haushalt kannst du gemeinsam Regeln aufstellen und zum Beispiel einen Zettel an deine Bürotür hängen mit Sätzen wie: „Bitte nicht stören.“ oder „Bis zum Mittag ist Arbeitszeit“. Ein weiterer Tipp, den ich von Kollegen gehört habe, ist seinen Kindern zu sagen, dass Mama oder Papa solange nicht angesprochen werden sollen, wie sie Kopfhörer tragen.

Diese Tipps sorgen dafür, dass du dir eine optimale Struktur im Home-Office schaffst. Wir gehen gleich noch darauf ein, was du darüber hinaus tun kannst, um deine Produktivität zu steigern. Davor greife ich noch einen wichtigen Aspekt auf: Wie du es vermeidest, dich im Homeoffice einsam zu fühlen.

Einsam im Homeoffice muss nicht sein: Pflege deine Kontakte

Morgens, 9:30 Uhr und ich erwische mich dabei, wie ich mit der Kaffeemaschine rede. Auch wenn die Umstellung auf meinen Home-Office Alltag schon eine Weile her ist, erinnere ich mich noch genau an die Startschwierigkeiten. Am Anfang fiel es mir schwer, meinen sozialen Ausgleich anders zu organisieren. Arbeitest du in der Firma oder im Co-Working Space, dann triffst du andere Menschen. Im Homeoffice bist du allein. Klar sprichst du vielleicht mal mit Kunden, aber ein Plausch an der Kaffeemaschine bleibt aus, jedenfalls mit anderen außer dir selbst und der Kaffeemaschine. 😊 Es ist daher wichtig von Anfang an deine beruflichen Kontakte auf eine andere Art und Weise zu pflegen, bevor dir das Alleinsein aufs Gemüt schlägt.

Meine Tipps: 

  • Vereinbare virtuelle Kaffeedates mit Kollegen.
  • Suche dir Meetups oder Netzwerke mit anderen Unternehmern, die du regelmäßig besuchst.
  • Werde Mitglied in einer Mastermind-Gruppe . Für den intensiven und vertrauten Austausch sowie die Entwicklung deines Unternehmens ist das enorm wichtig.
  • Nutze Social Media Gruppen. Auf Facebook beispielsweise gibt es Gruppen für so ziemlich alle Themen. Ich selbst bin in vielen Gruppen aktiv und habe auch eine eigene Gruppe für Unternehmer gegründet. Hier findest du Gleichgesinnte, kannst Kontakte knüpfen, Fragen stellen oder selbst Hilfe anbieten. 

Produktiv arbeiten im Home-Office: 7 meiner besten Tipps

Jetzt weißt du bereits, wie du dein Home-Office optimal einrichtest, dir eine passende Struktur schaffst und nicht vereinsamst. Im letzten Abschnitt möchte ich dir nun noch meine besten Produktivitäts-Tools vorstellen, sodass dein Home-Office zur Erfolgsgeschichte wird.

1. Zeiteinteilung

Mein Tagesablauf ist in Zeitblöcke von 30 bis 90 Minuten aufgeteilt und ähnelt einem Stundenplan. Ich starte zum Beispiel morgens gerne mit Sport und Meditation. Anschließend erledige ich die wichtigste Aufgabe meines Tages. Danach plane ich oft Kundentermine ein. Mittags mache ich eine kreative Pause und lade meinen Akku wieder auf, um dann in die nächste Runde zu starten. So koste ich die Flexibilität im Homeoffice aus und kann mich trotzdem auf eine Sache fokussieren. 

2. Fokuszeit

Um eine Sache so effektiv wie möglich zu erledigen, habe ich eine geniale Technik für mich gefunden, die du am besten gleich am Anfang einführst: die stille Stunde.

Dabei fokussiere ich mich mind. 60 Minuten auf eine Sache. Noise-Cancelling-Kopfhörer sind genial, um sich dabei von störenden Geräuschen abzuschirmen. Das ermöglicht 100%igen Fokus.

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3. Eat the ugliest frog first

Damit meine ich, dass du als erstes die Aufgabe erledigst, die dich herausfordert. Das sind oft Aufgaben, die wir gern aufschieben. Damit schaffst du dir für den Rest des Tages das Gefühl, dass du bereits jede Menge gleistet hast.

4. Plane abends den nächsten Tag

Schreibe dir die wichtigste Aufgabe des nächsten Tages und 3-4 weitere Punkte auf deine To-Do-Liste (je nach Größenordnung der Aufgaben). Diese arbeitest du dann konsequent ab. Das gibt dir nicht nur eine Struktur, sondern am Abend auch das Gefühl, dass du heute viel geschafft hast. Denn ohne Liste, gibt es sicherlich immer noch mehr Aufgaben, die erledigt werden sollten und in deinem Kopf herumgeistern.

5. So behältst du deine Ziele im Blick

Ich persönlich nutze für erste Konzepte und strategische Planungen gerne analoge Mittel. Auf Papier und Boards kann ich kreativ sein und meinen Ideen freien Lauf lassen. Darüber hinaus habe ich meine Ziele immer im Blick und sie verschwinden nicht in den tiefen meiner Computer-Ordner. Für mich ist es wie beim Sport: Die Basketball-Spieler auf dem Feld haben auch stets vor Augen, wie es aktuell steht und wie viel Punkte sie noch erzielen müssen, um den Sieg zu erlangen. 

Um meine Ziele im Blick zu behalten nutze ich klassische Werkzeuge: 

  • Whiteboard, Flipchart 
  • Papierplaner/Notizbuch 

Das funktioniert für mich optimal, was einer der Gründe ist, warum ich den GREIFWERK-Planer entwickelt habe.

6. Tools, um deine Projekte zu managen

Damit du deine einzelnen Projekte stets im Blick hast, bietet es sich an, ein geeignetes Projektmanagement-Tool zu nutzen. Der Vorteil dieser Tools besteht neben einer Übersicht darin, dass ein gemeinsamer Zugriff auf die Projektdaten gewährleistet ist und die Dokumentation sowie die Verwaltung und Zuteilung von Ressourcen und Verantwortlichkeiten deutlich leichter ist. 

Der Nachteil vieler Tools: Sie sind völlig überdimensioniert und für kleine Unternehmen und Solopreneure nicht geeignet. Damit du nicht auch so viel Zeit und Nerven wie ich damals investieren musst, habe ich dir meine Top 3 Tools mitgebracht: 

  1. Asana: 
    Asana eignet sich für die Aufgabenverwaltung und das kollaborative Projektmanagement für Teams. Es gibt eine kostenlose Variante mit begrenzten Funktionen und eine kostenpflichtige Variante. Mein Kollege Ivan Blatter kennt sich damit bestens aus und kann dir wertvolle Tipps geben. 
  2. Trello:
    Trello basiert auf Kanban und hilft dir, bei der Planung und Organisation von Projekten. Claudia Kaschender ist absoluter Trello-Profi und zeigt dir, wie du das Tool optimal nutzt. 
  3. Meistertask:
    Dieses Tool ist ähnlich wie Trello auch auf der Basis von Kanban aufgebaut. Es eignet sich besonders für agiles Projektmanagement und eine übersichtliche Aufgabenverwaltung.

7. Zusammenarbeit über Online-Meetings

Im Home-Office fällt die normale Face to Face-Kommunikation zunächst weg. Glücklicherweise gibt es jedoch tolle Software-Lösungen, um die Kommunikation online abzuwickeln. Dabei ist es egal, ob du lediglich mit Kollegen sprechen willst oder deine Dienstleistungen (Coaching-Gespräche, Webinare, Workshops) online anbietest. Durch die verschiedensten Anbieter kannst du völlig ortsunabhängig kommunizieren und Meetings inkl. Gruppenchats mit bis zu mehreren hundert Teilnehmern abhalten.

Ähnlich wie bei den Projektmanagment Tools gilt auch hier: Wer die Wahl hat, hat die Qual. Um dir deine Auswahl zu erleichtern, nenne ich dir auch hier die Top 3 Anbieter:

  • Microsoft Teams
  • Zoom
  • Google Hangouts

Alle drei Anbieter bieten ähnliche Funktionen. Es ist eine Frage der Vorliebe und der persönlichen Nutzererfahrung.

Fazit:

Diese Tipps sind sicher nicht allgemeingültig. Probiere dich aus und lasse deine eigenen Erfahrungen und Vorlieben mit einfließen. Schaffe dir dein eigenes System! Dann steht deinem produktiven Home-Office nichts im Weg.

Gönne dir zu Beginn eine Eingewöhnungszeit. Auch wenn du deine Arbeit schon lange machst, kann es sich im Home-Office so anfühlen, als wären es ganz neue Tätigkeiten. 

Das Homeoffice ist aus meinem Leben nicht mehr wegzudenken und ich bin mir sicher: Mit etwas Übung und den richtigen Tools wirst auch du die neugewonnene Freiheit und Flexibilität lieben.

Viel Spaß dabei und alles Liebe, 

Deine Anke




Artikel veröffentlicht: Mai 2020
Bilduelle: Titelbild – Pixabay.com

Hi, ich bin Anke Lambrecht, Business-Strategin und unterstütze Unternehmer dabei, mehr Fokus für ihr Unternehmen zu schaffen.
Als Sparringspartnerin bin ich an ihrer Seite, damit sie bessere Ergebnisse erreichen, gleichzeitig weniger Zeit in ihrem Business verbringen und mit dem Business eine größere Wirkung erzielen.
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