Im Erstgespräch sagt mir der Interessent: “Ich muss unbedingt effizienter arbeiten.” Nachdem er mir seine Situation erklärte, fragte ich ihn: „Meinst du wirklich effizient oder effektiv?“ Nicht aus Klugscheißerei, sondern weil es zwei völlig unterschiedliche Dinge sind, denen völlig andere Maßnahmen folgen. Die Begriffe klingen ähnlich und werden oft verwechselt. Doch du solltest den Unterschied kennen, wenn du Aufgaben erledigen und deine Ziele erreichen willst. Damit du Effektivität und Effizienz clever verbindest, zeige ich dir den Unterschied an einem Beispiel auf. Du bekommst anschließend Tipps, wie du effizienter und effektiv arbeiten kannst.
Der Unterschied zwischen effektiv und effizient
Du möchtest von Hamburg nach New York um dort einen Freund zu besuchen; das ist dein Ziel.
Wie erreichst du auf schnellstem Weg New York?
Dafür entscheidest du zuerst im Sinne der Effektivität. Dann entscheidest du nach Effizienz.
1. Welcher Weg ist der richtige? (Effektiv)
Die hast 3 Optionen:
- Nach rechts durch Asien und Nordamerika
- Nach links über den Atlantik
- Nach unten nach Afrika
Du siehst, nur die Wege 1 und 2 sind effektiv; sie führen dich ans Ziel. Weg 3 nach Afrika führt dich nicht zum Ziel. Du entscheidest dich für Weg 2.
2. Welches Transportmittel ist das richtige? (Effektiv)
Grundsätzlich stehen dir alle Transportmittel zur Verfügung.
- Zu Fuß
- Mit dem Fahrrad
- Mit dem Auto
- Mit dem Zug
- Mit dem Schiff
- Mit dem Flugzeug
Für Weg 2 sind aber nur das Schiff oder das Flugzeug effektiv. Mit allen anderen kannst du dein Ziel nicht erreichen.
3. Wie kommst du am schnellsten nach New York? (Effizient)
Das Flugzeug ist schneller als das Schiff. Somit ist klar: Du setzt dich in den Flieger.
Die Reihenfolge ist wichtig!
Sprechen wir von Effektivität, dann geht es darum, aus den Möglichen nur die Strategien zu wählen, die zielführend sind. Hast du dich für eine Strategie entschieden, kannst du sie im nächsten Schritt auf Effizienz optimieren.
Effektiv: die richtigen Dinge tun
Effektivität bedeutet, dass du dein Ziel erreichst und überprüfst, ob du dich dem Ziel näherst bzw. das Ziel in einem bestimmten Zeitraum erreicht hast. Dahinter steht die Frage: Tust du die richtigen Dinge?
Effizient: Die Dinge richtig tun
Effizienz bedeutet, dass du dein Ziel in weniger Zeit oder mit geringerem Aufwand erreichest. Dabei spielt es eine Rolle, wie du deine Ressourcen wie Geld, Energie, Zeit oder Manpower am besten einsetzt. Dahinter steht die Frage: Tust du die Dinge richtig?
Effektiv und effizient: Was ist wichtiger?
Viele Unternehmer fokussieren sich darauf, Zeit zu sparen und schneller ans Ziel zu kommen. Daran ist nichts verwerflich, denn Effizienz ist für die Wirtschaftlichkeit deines Unternehmens wichtig.
Das Problem ist: Effizienz bringt dir nichts, wenn das, was du tust nicht zielführend ist. Bsp: Nimmst du den schnellen Flieger, aber der fliegt nach Afrika, erreichst du New York nicht. Falsche Dinge effizient zu erledigen, verschwendet dein Geld und deine Zeit.
Effektivität geht immer vor Effizienz
Viele Solo-Unternehmer erledigen sehr effizient die falschen Dinge.
Hast du die falschen Ziele, investierst du Zeit in die falschen Dinge, dann kannst du noch so viel Energie reinstecken, du kommst mit deinem Business nicht voran.
Kümmere dich also erst darum, dass du für deine Ziele im Business das Richtige tust. Damit erreichst du Fortschritte. Dann hast du die Voraussetzung, um Maßnahmen und Prozesse zu optimieren.
Strategie entwickeln geht vor optimieren.
Durch diese Eselsbrücke kannst du dir den Unterschied zwischen Effektivität und Effizienz merken:
Effektivität kommt vor Effizienz,
auch im Alphabet
Effektiv und effizient arbeiten: Vorsicht Fehldenken
Kunden kommen zu mir, weil sie mit ihren Ergebnissen unzufrieden sind und ihre Ziele nicht erreichen. Sie sind so sehr auf ein smartes Tool fixiert, dass sie nicht auf die Idee kommen, die gewohnten Abläufe oder Werkzeuge zu hinterfragen. Ja, das liegt auch in der Natur der Menschen: Gewohnheitstiere halten gern am Status Quo fest. Routinen sind bequem und werden selten hinterfragt.
Damit stehst du dir selbst im Weg.
Die Effektivität und die Steigerung der Effizienz brauchen jeweils ein unterschiedliches Denken!
Effizienz zu steigern, ist relativ einfach. Es ist ein formaler Akt, bei dem du deine Prozesse betrachtest und dir überlegst, welche Schritte du optimieren kannst. Hier kannst du auf die Jagd nach einem besseren Tool gehen.
Willst du mit deinem Business wachsen und deutliche Fortschritte erzielen, dann weißt du spätestens jetzt:
Prüfe deine Strategie auf Effektivität.
Und das ist nicht trivial.
Du brauchst ein Verständnis für die Randbedingungen und die Dynamik, die dein Business beeinflussen. Ob und wie du deine Ziele erreichst, wird beispielsweise von deiner Positionierung, dem Wettbewerb, den Trends in deinem Markt und deiner eigenen Leistungsfähigkeit beeinflusst.
Willst du effektiv sein, dann musst du deine Routinen und das Bestehende in Frage stellen, kreativ werden und regelmäßig deine Strategie an deine Ziele anpassen.
Effektiv arbeiten – 3 Tipps für Unternehmer
Einige Unternehmer wirbeln los, ohne ein Ziel vor Augen zu haben. Sie sind frustriert, wenn keine guten Ergebnisse herauskommen.
Bsp: Kennst du die Adresse deines Freundes nicht, dann ist das Ziel unklar. Du weißt nicht in welche Richtung du deine Reise antrittst und kannst weder Weg noch Transportmittel wählen.
Effektiv arbeiten heißt, dass du für dein Business die richtigen Ziele setzt und erreichst.
Fokussiere dich zuerst nur auf die Frage: WAS kannst du tun, um deine Ziele zu erreichen?
Das Wie blendest du aus!
Wie wirst du effektiv?
1. Setze dir klare Ziele, die für dein Business wichtig sind.
Woher weißt du, ob du die richtigen Ziele setzt?
Dabei fängst du bei dem größten Ziel deines Unternehmens an: Der Unternehmensvision. Von dort leitest du alle weiteren Ziele ab. Du legst z.B. fest, was du in einem Jahr, in einem Quartal und in einem Monat erreichen willst.
2. Hast du Ziele definiert, dann planst du die Maßnahmen.
Diese kannst du wieder von Projekten bis zu kleinen Aufgabenpaketen herunterbrechen. Jede erledigte Aufgabe auf deiner To-Do-Liste bringt dich deinem Ziel näher und damit dein Business voran.
Bsp: Du suchst dir die möglichen Transportmittel raus (Schiff und Flieger), planst deine Reise, kalkulierst die Kosten, packst den Koffer usw.
3. Prüfe regelmäßig deine Ergebnisse und deinen Fortschritt.
Mit welchen Maßnahmen du dann deine Ziele erreichst, also ob diese effektiv sind, wirst du vorher nicht 100% wissen. Deshalb frage dich, ob dich deine Aktionen ans Ziel gebracht haben und du damit letztlich deine Vision verwirklichst.
Dafür etabliere Reviews. Das Tages-Review, Monats-Review, das Quartals-Review bis zum jährlichen Strategieablgeich.
Du hast immer zwei Antwortoptionen:
1. Ja, ich bewege mich auf das Ziel zu.
2. Nein, ich bewege mich nicht Richtung Ziel.
Antwort 1 = weitermachen
Antwort 2 = Anpassen
Effektivität braucht Kreativität und strategisches Denken
Angenommen, du willst nun deine Unternehmensstrategie (weiter-) entwickeln. Du suchst einen effektiven Weg, um dein Business z.B. besser zu positionieren und auf die Veränderungen des Marktes zu reagieren. Dafür brauchst du Lösungsdenken (Problemdenken bremst dich) und kreative Ideen. Beides kommt nicht auf Knopfdruck. Schaffe dir dafür entspannte Rahmenbedingungen und verlasse dein Tagesgeschäft. Ein Ortswechsel ist ideal. Dadurch gelingt es dir dein Business mit Abstand zu betrachten und kreativer und strategischer zu denken.
Der kreativen Lösungsprozess kannst du am 9-Punkte-Problem üben. Schau dir hier die Tipps für Lösungsorientiertes Denken an.
Effizient arbeiten – Tipps
Effizienz, setzt Effektivität voraus. Darum hast du dich gekümmert. Nun machst du dich ran, effizienter zu arbeiten. Das heißt, du setzt deine Ressourcen (Geld, Energie, Zeit, Manpower) geschickt ein, um deine gesetzten Ziele schneller zu erreichen.
Du verbesserst das Verhältnis zwischen eingesetzter Leistung (Input) und Erfolg (Output), also das Kosten-Nutzen-Verhältnis.
Willst du deine Effizienz steigern. Dann fokussierst du nur, WIE du etwas tust.
Produktivität und Wirtschaftlichkeit werden zum Thema.
In unserem Beispiel: Du willst auf schnellstem Weg nach New York, also entscheidest du dich für das Flugzeug. Angenommen du willst auf dem günstigsten Weg reisen und das Schiff wäre die billigere Alternative, dann würdest du dort an Bord gehen.
Wie steigerst du deine Effizienz?
Dazu hast du grundsätzlich zwei Möglichkeiten:
- Du investierst weniger Ressourcen bei gleichbleibenden Ergebnis.
- Du holst mit den gleichen Ressourcen mehr heraus.
Betrachte deine Workflows im Tagesgeschäft sowie zentrale Prozesse und überlege, wie du sie optimieren kannst.
- Wie kannst du Zeitfresser eliminieren, wie z.B. Ablenkungen?
- Welche Routinen kannst du entwickeln, um produktiver zu arbeiten?
- Wie kannst du deine Prozesse optimieren (digitilisieren, automatisieren, verschlanken), um Kosten zu sparen und dafür weniger Zeit zu benötigen?
- Wie kannst du deine Fix-Kosten senken? (z.B. Büromiete, Abos, Dienstleistungen, Software und andere Tools)
- Wie kann du konzentrierter arbeiten?
- Welche Aufgabenbereiche kannst du auslagern oder delegieren, weil jemand anderes sie besser und damit schneller und damit günstiger erledigt als du?
Effektiv und effizient: So kombinierst du beides clever
Die Fortschritte, die du mit der Steigerung der Effizienz erzielst, sind im Verhältnis eher gering. Du stößt unweigerlich an eine Grenze: Deine Zeit ist begrenzt. Gerade mit einem kleinen Unternehmen im Dienstleistungsbereich. Ja, du kannst durch Produkte, Mitarbeiter, externe Dienstleistung skalieren. Dennoch hast du in deiner Unternehmerrolle Aufgaben, die nur du zu erledigen hast.
Bist du effektiv, spürst du einen deutlichen Hebeleffekt für dein Business. Dein Fortschritt ist größer, weil du das Fliegen oder sogar das Beamen als ultimative und zukunftsträchtige Option ermöglichst.
Um dein Business optimal zu führen und das Beste rauszuholen, prüfe immer zuerst: „Tust du das Richtige?“ Schaffe einen effektiven Weg, Strategie und Taktiken, damit du deine Ziele erreichst.
Frage dich: Haben deine Aufgaben, Ziele und die Umsetzung wirklich den nötigen Einfluss auf deinen Erfolg?
Hast du klare Ziele und bringen dich deine täglichen Aufgaben deiner Unternehmensvision näher, dann arbeitest du effektiv.
Im zweiten Schritt guckst du dir dein Vorgehen an und verbesserst das Aufwand-Nutzen-Verhältnis. Damit sicherst du, dass du das Richtige richtig umsetzt.
Willst du tiefer in die Thematik einsteigen – hier zwei Tipps
Deine Effektivität wird davon beeinflusst, wie gut du dich fokussieren kannst.
Wie du als Unternehmer fokussiert bleibst und dadurch mit deinem Business mehr erreichst.
Effizienz dadurch bestimmt, wie konzentriert du arbeitest.
Als Unternehmer Konzentriert arbeiten: 7 Tipps, wie du den Produktivitätsschlüssel richtig einsetzt
Quellen: Titelfoto: harley davidson auf unsplash.com
